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personne frustrée tenant la tête dans les mains

PHOTO: Christian Erfurt

Dans mon livre de 2010, Designing Intranets, j’ai décrit une méthode pour concevoir et structurer des intranets d’entreprise. Plus récemment, Giacomo Mason a publié son point de vue sur le même sujet. « Architecture d’informations intranet«Les deux livres présentent un principe simple: les techniques d’expérience utilisateur (UX) et de conception centrée sur l’homme (HCD) utilisées presque universellement sur les sites Web s’appliquent également aux intranets.

Cela me semblait un fait établi, et je suis surpris de poser la question: quand l’objectif d’avoir des intranets utilisables n’était-il plus un objectif?

Le passage aux plates-formes intranet modernes a soulevé la question de savoir s’il s’agit de SharePoint Modern ou de l’une des nombreuses solutions intranet indépendantes du marché. Trop souvent, les projets ignorent les techniques UX et HCD et se lancent directement dans la solution technique. Si les intranets doivent offrir une valeur réelle, ces approches de court-circuit doivent changer.

Nouvelles plateformes, nouvelles règles?

De nombreuses entreprises migrent leurs intranets vers de nouvelles plates-formes technologiques. Cela inclut notamment le passage à SharePoint Online dans le cadre de Microsoft 365 en utilisant le nouveau framework moderne.

Le cadre moderne divise les intranets en une collection de sites organisés par défaut dans une structure plate, regroupés par sites concentrateurs et accessibles via une navigation globale conçue à la main. Cette approche a beaucoup à offrir, en particulier la flexibilité qu’elle offre en ce qui concerne la structure de l’intranet par rapport au modèle rigide de sites et de sous-sites dans SharePoint Classic.

Dans notre travail, cependant, nous voyons que Microsoft propose des architectures d’informations prêtes à l’emploi qui sont largement les mêmes d’une organisation à l’autre. Ces structures peuvent être déterminées davantage par l’architecture technique de la plateforme que par les besoins des utilisateurs. Les fournisseurs intranet et les partenaires de solutions font souvent la même chose: ils présentent une nouvelle structure sans avoir examiné les exigences ou les avoir testées avec les utilisateurs.

Malheureusement, je vois aussi beaucoup trop de conceptions d’ateliers de parties prenantes où la navigation et la structure de l’intranet sont déterminées dans des ateliers avec des propriétaires de contenu plutôt que comme le résultat de tests d’utilisateurs basés sur des tâches.

Le problème ne se limite pas à Microsoft 365 produits intranet indépendants possède sa propre architecture conceptuelle qui façonne la conception et la structure des lieux. Les acheteurs de ces produits à la recherche d’une solution prête à l’emploi peuvent simplement demander une structure qui « a fonctionné pour d’autres entreprises ».

Je comprends pourquoi cela se produit: les clients recherchent un nouvel intranet et sont impatients que le nouveau site soit mis en ligne. En mettant l’accent sur la technologie, il peut être difficile d’amener les clients à s’immerger dans l’idée d’un ensemble élargi d’activités UX. Les vendeurs et les exécutants empruntent donc la voie de la moindre résistance et sautent directement vers une structure standard.

Je ne suis pas ici pour prôner la supériorité morale ou battre les vendeurs, car la responsabilité incombe aussi bien aux clients qu’aux vendeurs. Au lieu de cela, je voudrais me concentrer sur le défi central: comment fournir des intranets utilisables et bien structurés à l’ère moderne?

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Retour aux bases de l’intranet

Il ne faut pas oublier ce que nous voulons accomplir: créer des intranets qui fonctionnent mieux pour les employés et les entreprises. Cela inclut presque certainement l’amélioration de la navigation et de la mise en page des sites Web, ainsi que la fourniture de nouvelles fonctionnalités et capacités.

Si votre intranet a été mis à jour relativement récemment, la structure de base, la navigation et la conception peuvent être en assez bon état. Le réaménagement de l’intranet peut simplement nécessiter une double vérification et un peaufinage de l’UX.

Lorsqu’un site vieux de dix ans est migré vers une nouvelle plate-forme, le projet peut faire face à un énorme désordre, tentaculaire et organique. Dans ces cas, vous devrez peut-être recommencer à zéro pour développer Intranet UX et une navigation logique et facile à utiliser, avant même d’envisager le processus de migration.

Dans les deux cas, les bases de l’UX et du HCD s’appliquent, à savoir:

  • Fais quelques recherches Comprendre (ou confirmer) avec les employés ce dont ils ont besoin en termes d’informations et d’outils.
  • Utilisant Tri des cartes pour savoir comment les employés pensent de l’information.
  • Suivez les meilleures pratiques UX pour créer un Conception d’une structure de site.
  • Utilisant Examen des arbres pour voir où la nouvelle structure fonctionne (et où elle ne fonctionne pas!).
  • Utiliser Meilleures pratiques UX Créez des mises en page brouillon.
  • Conduite Tests d’utilisabilité pour revoir et affiner les mises en page.

Au cours de cette pratique bien comprise, une compréhension significative de la plate-forme technologique sous-jacente et des priorités commerciales de l’organisation détermine toutes les décisions.

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Même un petit test fait une grande différence

Bien que le processus décrit ci-dessus ne soit pas nécessairement un gros travail, les réalités pragmatiques et les limites de nombreuses organisations peuvent le rendre irréaliste.

Dans ces cas, juste un petit test utilisateur peut faire une grande différence.

Je recommande de se concentrer sur deux aspects en tant que produit peu viable pour UX intranet: s’assurer que la structure de conception du nouveau site est influencée par les meilleures pratiques UX et faire des tests d’arborescence en ligne (à l’aide d’un outil comme Treejack) pour revoir et affiner rapidement la navigation.

Nous voulons tous fournir des intranets vraiment meilleurs pour les employés, pas seulement des sites Web qui fonctionnent sur de nouvelles plates-formes technologiques. Heureusement, il existe un processus simple pour assurer la nouvelle structure et le travail de mise en page, en utilisant une méthodologie qui a été développée par l’industrie de l’utilisabilité au cours des deux dernières décennies. Même lorsque le temps et les ressources sont limités, une poignée de techniques UX ou HCD peut produire des effets positifs.

Ne sautons donc pas les tests utilisateurs alors que nous déployons de nouveaux intranets modernes!





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