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Vous avez peut-être entendu ou lu quelque part qu’Amazon, Google et Apple, entre autres, utilisent la méthode dite de Working Backwards lorsqu’ils veulent livrer un produit, un projet, un programme ou autre chose sur le marché. Autrement dit, ils commencent par visualiser clairement le résultat final, puis travaillent à rebours à partir de là pour déterminer par où commencer et comment aller de là à cette fin prévue. le méthode se veut à la fois un exercice de clarté et un processus à l’issue duquel un document spécifique est remis par le propriétaire du document – si le résultat est un produit, le chef de produit – à une équipe de parties prenantes. Utilisez cette équipe comme un guide et point de contact pour répondre à toutes les questions que vous pourriez avoir sur le produit.

Chez Amazon, où j’ai travaillé en tant que membre de l’équipe Amazon Alexa, nous avons utilisé ce qu’on appelle une FAQ PR: PR pour les communiqués de presse et FAQ pour les questions fréquemment posées. Le document PR FAQ se compose alors de deux sections: (1) Un communiqué de presse récent qui décrit en termes clairs et simples que tout le monde peut lire et comprendre, et qui se concentre principalement sur la valeur, mais aussi les principales caractéristiques, de la fourniture de ce document permettra la valeur et (2) Une FAQ: Une liste de questions et réponses qui couvrent tous les aspects du produit. (Une mesure du succès d’une première FAQ RP peut être mesurée en comparant le communiqué de presse de la FAQ PR avec le communiqué de presse qui a lancé le produit. Si les deux sont très similaires, cela signifie que la vision originale était parfaite. (Par exemple , le communiqué de presse d’Amazon Echo était presque identique au communiqué de presse prévu des années avant sa sortie lorsque la FAQ RP du produit a été rédigée par son chef de produit.)

Depuis que j’ai quitté Amazon pour démarrer et créer mon entreprise actuelle, WitlingoJ’ai utilisé l’outil RP FAQ d’innombrables fois non seulement pour le lancement de nos produits Sonic, mais aussi pour pratiquement tout ce qui est imaginable, y compris le lancement d’événements, l’exécution de projets clients, la mise en place de processus d’ingénierie internes et la création de partenariats. Je l’ai utilisé tellement de fois maintenant que je ne peux pas imaginer prendre une initiative sans d’abord m’asseoir et investir du temps et des efforts pour l’écrire. (Cela prend généralement deux à trois semaines pour compléter une FAQ RP du début à la fin, et j’ai généralement six à sept pages.)

Ce qui m’a surpris, cependant, c’est que la plupart des organisations n’utilisent pas le travail à rebours. Plutôt que de commencer par la fin, ils commencent raisonnablement par le début: nous y voilà, ce sont les ressources dont nous disposons, ce sont les contraintes de notre organisation, et c’est la liste des choses que nous voulons faire. Créons une feuille de route que nous pensons pouvoir livrer et commençons à travailler sur les fonctionnalités.

Mais lorsque j’ai mentionné la méthode de la FAQ PR à divers partenaires et compagnons de voyage dans le monde Sonic où je vis et travaille, la réponse a presque toujours été une variation dans la direction suivante: Premièrement, ils demandent: «Qu’est-ce que cela signifie? ? « et après que je vous ai expliqué et que vous y réfléchissiez un peu, une ampoule s’éteint et vous vous excitez. » Oui, s’il vous plaît. J’aimerais essayer cela. Cela semble amusant. « 

Et c’est en fait amusant, car atteindre la clarté, bien que difficile et nécessite un travail acharné et de la patience, est quelque chose d’agréable et puissant une fois fait.

Dans un effort pour faire passer le mot de manière plus évolutive que aléatoire, je vais partager neuf conseils ci-dessous sur ce que je pense qu’il faut pour fournir une excellente FAQ sur les relations publiques.

1. Écrivez tout en phrases complètes
Utilisez uniquement des mots et des mots et assurez-vous que chaque mot fait partie d’une phrase complète. Aussi tentant soit-il, n’utilisez pas d’images, de vidéos ou d’audio, de graphiques ou de graphiques: utilisez simplement des mots. Et pas seulement des mots, mais des phrases complètes, c’est-à-dire pas de puces (à moins que chaque puce ne soit une phrase complète). Vous pouvez utiliser ce que vous souhaitez dans les pièces jointes contenant des informations supplémentaires sur la FAQ PR. Cependant, chaque question de votre FAQ doit avoir une réponse qui ne répond entièrement à la question qu’en mots.

2. Votre communiqué de presse doit être limpide
Votre communiqué de presse doit faire ce qui suit: (1) Décrivez le produit ou le service d’une manière que le grand public peut comprendre: (a) la valeur qui est mise sur le marché, et (b) les caractéristiques qu’il offre cette valeur; (2) Il contient deux citations (elles peuvent être compilées) qu’un utilisateur typique du produit que vous présentez peut dire à propos du produit lors d’une interview. (3) Il contient une offre d’un responsable de l’entreprise qui utilise le produit ou le service. (4) S’il y a des partenaires, il devrait y avoir une citation de leur part expliquant leur rôle. et (4) Il se termine par une phrase ou deux sur les étapes suivantes ainsi que des informations importantes pour que le lecteur sache (par exemple, dans quelle langue le produit ou le service est disponible; quand le produit sera-t-il généralement disponible si l’annonce porte sur une version limitée etc.).

3. Vos réponses seront données en un ou deux paragraphes au maximum et pas beaucoup plus
Pour obtenir une FAQ significative, essayez d’être aussi court que possible sans être cryptique.

4. Répondez d’abord aux questions de base
Tout d’abord, répondez aux questions évidentes: Chacune des questions est un paragraphe ou deux à part: (1) De quoi s’agit-il? (2) Pourquoi faisons-nous cela? (3) Qu’est-ce qui se rapproche le plus de ce que nous faisons et en quoi différons-nous? (4) Pourquoi quelqu’un achèterait ce que nous construisons et non les alternatives? (5) Quelle est la taille du marché? (6) Comment évaluerons-nous cela? (7) Si le projet réussit, quelle en serait la principale raison? (8) Si le projet échoue, quelle en serait la principale raison? Si vous pouvez fournir des réponses claires à ces questions, vous êtes sur un bon départ.

5. Décrivez clairement les recherches que vous avez effectuées
Votre FAQ RP doit être basée sur la réalité. Assurez-vous donc que toutes les affirmations factuelles que vous faites sont basées sur des données solides. Dans le vrai sens du terme, la FAQ que vous devez demander est: « Quelles sources avez-vous utilisées pour obtenir les données que vous utilisiez et quelle est la fiabilité de ces sources? » S’il y a des recherches qui suggèrent des preuves qui peuvent contredire une hypothèse que vous avez avancée, ces preuves et la recherche qui les sous-tendent doivent être consultées et discutées. La dernière chose que vous voulez faire est de supprimer les informations qui peuvent facilement vous aider à éviter de prendre de mauvaises décisions.

6. Soyez humble et prudent dans vos affirmations et déclarations
Évitez à tout prix l’exagération. Une bonne façon de faire est de tuer autant d’adverbes que possible. Votre FAQ PR ne doit pas contenir de mots tels que «extrême» ou «très» «fort». Au lieu de dire: «Nous nous attendons à ce que les clients trouvent la fonctionnalité vraiment utile», dites simplement: «Nous nous attendons à ce que les clients trouvent la fonctionnalité utile».

En plus d’être dépassé, soyez réfléchi et ne prétendez pas avoir des réponses définitives. Le lecteur doit sentir par votre ton que si vous faites le meilleur cas possible et que vous sentez que votre cas est solide, vous devez également sentir que lorsque vous êtes présenté avec des preuves solides, vous êtes prêt à changer d’avis.

7. Rendez votre document lisible par tous
La lisibilité rend votre document accessible aux nombreuses perspectives dont vous avez besoin pour garantir que votre produit est au moins minimalement viable lorsque vous le lancez. Un avocat doit être en mesure de sélectionner, lire et comprendre votre FAQ RP de bout en bout. Il en va de même pour les spécialistes du marketing, le personnel de facturation, l’équipe de vente, les ingénieurs qualité, les développeurs de logiciels, les investisseurs, les partenaires, le PDG et le membre de l’équipe du service client. Vous devez tous être capables d’absorber, de lire et de comprendre le document de bout en bout. Ils veulent cela parce que vous voulez qu’ils soient en mesure de vous donner des commentaires de leur point de vue: un responsable de la facturation peut signaler que vous n’avez pas du tout expliqué comment ce nouveau produit est facturé, tandis qu’un avocat peut découvrir une mauvaise hypothèse. que Vous avez fait et qui devra être abordé avant que tout travail ne commence.

À cette fin – jusqu’à la fin de la lisibilité de votre document: (1) Évitez tout jargon. (2) ne nécessitent aucune connaissance professionnelle préalable; et (3) rédiger des phrases courtes et précises. Votre objectif est la clarté: la répétition est acceptable si la répétition crée de la clarté. Il est normal d’expliquer explicitement à quoi un pronom fait référence si cette explication apporte de la clarté.

8. Énumérer les exigences fonctionnelles liées aux capacités de l’utilisateur
Les exigences fonctionnelles ne doivent pas être plus (ni moins) qu’une liste de phrases complètes, toutes commençant par « L’utilisateur peut … ». Ne parlez pas de la façon dont quelque chose est fait. Ne parlez pas de la technologie dans les coulisses. Les exigences fonctionnelles ne concernent qu’une seule chose: le «quoi». Le «pourquoi» aurait dû être traité dans les questions précédentes de la FAQ, et le «comment» le sera plus tard dans la conception détaillée, puis dans le plan de construction.

9. Décrivez en détail le produit minimal viable (MVP) prévu
Quelles fonctions allez-vous démarrer lors de votre premier démarrage? Et quelle preuve avez-vous que ces fonctionnalités ne sont ni plus petites ni plus grandes que celles dont vous avez besoin pour commencer? Vous pouvez ensuite déterminer quelles fonctionnalités supplémentaires doivent être ajoutées ou quels ajustements doivent être apportés à votre produit afin que la viabilité du produit soit considérablement améliorée et que le produit soit sur une base solide et sur la voie d’une adoption évolutive.

Rédiger des FAQ sur les relations publiques demande de la patience, de la pratique et beaucoup de travail acharné. Votre première FAQ RP que vous êtes sur le point d’écrire va être douloureuse. Vous sentirez qu’il n’est pas raisonnable de tout écrire en phrases complètes et qu’il est acceptable d’utiliser des abréviations. Résistez à cette tentation. Écrire des phrases complètes vous oblige à écrire pour le public plus large dont vous avez besoin (membres de tous les rôles dans votre organisation). Attendre en phrases complètes teste votre impulsion naturelle à disperser vos pensées. Mais une fois que vous avez compris – généralement après avoir écrit une demi-douzaine de FAQ sur les relations publiques – vous ne pourrez tout simplement plus travailler sans elles. Et c’est bien.


DR. Ahmed Bouzidest PDG de Witlingo, une société basée à McLean, en Virginie, qui développe des outils de partage d’expériences Sonic, tels que: B. Compétences Alexa, promotions Google, capsules Bixby, microcasts et flux audio provenant de la foule. Avant Witlingo, le Dr. Bouzid Product Manager chez Amazon Alexa et Product Manager chez Genesys. Dr. Bouzid détient 12 brevets dans le domaine de la technologie du langage humain, est ambassadeur de The Open Voice Network, rédacteur en chef du Social Epistemology Review and Reply Collective (SERRC), et a été nommé Speech Luminary par Speech Technology Magazine et l’un des 11 meilleurs technologues de la parole de Voicebot. Ai .

Catégories: Intelligence conversationnelle, Assistants intelligents, éléments



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