Salesforce est non seulement l’un des meilleurs outils cloud CRM disponibles pour les entreprises, mais il vous aide à centraliser et à standardiser de nombreux processus. C’est également un outil extrêmement puissant qui permet d’économiser du travail lorsqu’il est correctement configuré.

Les processus d’automatisation disponibles dans Salesforce peuvent aider les entreprises à accélérer les processus répétitifs. Augmentation de l’efficacité et maximisation des économies de coûts. De plus, ces automatisations ne doivent souvent être créées qu’une seule fois, car elles peuvent ensuite être réutilisées dans tous les services et entreprises.

Cependant, il y a souvent une confusion sur les processus qui fonctionnent le mieux pour une procédure donnée, et les gestionnaires et les employés doivent ignorer ces outils afin de faire avancer les choses comme ils l’ont toujours été – manuellement, malgré l’investissement de temps et de ressources. Comprendre les principales automatisations disponibles dans Salesforce est la première étape pour améliorer ce problème courant afin que les employés puissent se concentrer sur des tâches plus importantes au lieu de s’impliquer dans un travail répétitif.

Il existe trois principaux processus d’automatisation les plus couramment utilisés: les règles de flux de travail, le générateur de processus et le dernier flux Salesforce.

Règles de workflow

L’automatisation Salesforce la plus ancienne est également la plus simple à comprendre. Les règles de workflow sont similaires aux instructions if / then utilisées dans le code. Ainsi, lorsqu’un enregistrement est modifié, les règles de workflow déterminent la prochaine action à entreprendre.

Les règles de workflow sont utilisées pour les processus et événements internes de l’entreprise. Ces règles peuvent inclure une notification par e-mail et peuvent également être basées sur le temps. Par exemple, si un envoi a dépassé sa date de livraison, une règle de flux de travail automatisée peut mettre à jour le champ Date d’expédition en retard et informer le gestionnaire approprié du retard.

La plupart des enregistrements qui doivent être mis à jour manuellement peuvent bénéficier des règles de workflow. Cependant, la simplicité de ces règles est également leur principal inconvénient: la plupart des processus ont un certain nombre de problèmes potentiels qui peuvent affecter la manière dont un enregistrement est modifié, mis à jour ou créé.

Générateur de processus

Contrairement aux règles de workflow, Process Builder permet aux utilisateurs de créer un ensemble plus robuste d’actions à entreprendre après un événement. Au lieu de créer plusieurs règles de flux de travail, les utilisateurs créent un processus unique qui peut répondre à une grande variété de situations potentielles.

Essentiellement, Process Builder fait tout ce que les règles de workflow peuvent faire avec uniquement des fonctionnalités plus robustes, telles que: B. la possibilité de créer vous-même des enregistrements et d’envoyer des messages au bavardage.

Un même processus peut également inclure plusieurs parties prenantes et actions. Par exemple, si un client met à jour son package de services, un processus peut créer un nouveau contrat, envoyer un message au chatter du responsable de compte, envoyer un e-mail au responsable des ventes et définir un rappel à envoyer au client trois jours plus tard pour informer La mise à niveau est en cours. Le processus peut également s’adapter aux situations dans lesquelles le client rétrograde son offre de services, renouvelle au même niveau ou résilie son contrat – le tout dans le même processus.

Générateur de flux

Process Builder est l’un des deux outils proposés dans Salesforce Flow. L’autre s’appelle Flow Builder, et bien que la terminologie puisse prêter à confusion, le résultat est que Flow Builder fait pratiquement tout ce que Process Builder peut faire, avec des fonctionnalités supplémentaires.

Fondamentalement, Flow Builder peut prendre des données d’un client et les utiliser pour créer des processus automatisés avec lesquels il peut ensuite interagir. Jusqu’à présent, nous nous sommes concentrés uniquement sur les processus internes, car des règles de flux de travail et des constructeurs de processus ont été développés pour eux.

Les flux peuvent être déclenchés lorsqu’un utilisateur clique sur un bouton de votre site Web pour éventuellement démarrer un didacticiel guidé. Flow Builder comprend des modèles et des composants prêts à l’emploi tels que des zones de texte et des téléchargements de fichiers pour faciliter la création de ces types de manuels, ainsi que d’autres interactions sur la page basées sur les données saisies par l’utilisateur. Diverses automatisations peuvent être activées en fonction de l’emplacement du client sur le parcours d’achat, de la valeur du client ou de diverses autres entrées de données qui affectent l’interaction avec vos ressources.

Même pour les fonctions internes, les flux peuvent ajouter plus de fonctions que de processus. Les enregistrements ne peuvent pas être supprimés dans les processus, mais ils peuvent être dans des flux. Lorsqu’un client annule son contrat, un processus peut envoyer une alerte à un membre de l’équipe indiquant que son enregistrement doit être supprimé, mais la suppression elle-même n’est pas gérée. Un flux peut faire cela et bien plus encore en appuyant sur un bouton.

Fonction supplémentaire – règles d’approbation

L’une des fonctions commerciales les plus courantes auxquelles participent les employés est la soumission d’enregistrements pour approbation, tels que: B. une demande de vacances ou toute autre demande nécessitant un oui ou un non. Salesforce propose un programme appelé Règles d’approbation qui peut être utilisé pour recevoir cette demande, l’évaluer par rapport aux conditions de l’approbation et informer la personne responsable afin qu’elle puisse se désinscrire.

La règle d’approbation peut vérifier si la demande répond à certains critères d’approbation, mais la demande n’est pas automatiquement approuvée. Au lieu de cela, un e-mail est envoyé à la bonne personne en charge afin qu’elle puisse (ou non) se désinscrire. Pour les fonctions métier exécutées à ce niveau de simplicité, les règles d’approbation sont utiles, mais limitées aux étapes décrites ci-dessus.

Choisir la bonne option

Puisque Flow Builder est l’automatisation la plus robuste, il peut sembler être le meilleur outil dans presque tous les cas. Cependant, Flow Builder est également le plus complexe de ses concurrents, Process Builder étant un peu plus facile à comprendre en raison de sa portée plus étroite. Si vous gérez un processus qui est complètement interne et ne nécessite pas la suppression d’enregistrements, Process Builder peut être votre meilleure option.

Pour tout le reste, en particulier pour l’automatisation des utilisateurs externes, Flow Builder est le meilleur choix pour les entreprises. Les processus de workflow et Salesforce sont largement obsolètes à ce stade recommande Utiliser Process Builder au lieu des règles de workflow en 2021.

Process Builder et Flow Builder sont mis à jour en permanence dans le cadre de Salesforce Flow pour fournir davantage de fonctionnalités aux utilisateurs. En mettant en œuvre ces outils, les entreprises créent des automatisations qui peuvent être réutilisées et donc appliquées à une grande variété de cas d’utilisation. Cela crée un environnement dans lequel les mises à jour manuelles sont réduites.

Écrit par Sharif Shaalan PDG et fondateur de Conseil cloud agile, Membre du Temple de la renommée Salesforce MVP et auteur de Salesforce pour les débutants.



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