À PROPOS DE L’ORGANISATION:

La Fondation One8 a été créée en 2006 et se consacre à l’accélération et à la promotion du succès des organisations à but non lucratif ayant le plus grand potentiel de résultats décisifs dans les domaines thématiques de la Fondation. À cette fin, la Fondation One8 (One8) poursuit une approche de philanthropie de capital-risque dans laquelle sont identifiés des boursiers prometteurs qui doivent être soutenus par un financement significatif et un engagement stratégique global. Le modèle de la fondation soutient les organisations à but non lucratif aux États-Unis et en Israël, et combine l’octroi de subventions et des conseils gratuits avec les principaux bénéficiaires de subventions stratégiques.

En 2016, la Fondation One8 a formé une équipe interne appelée Mass STEM Hub (MSH) chargée de mettre à l’échelle et de soutenir des organisations de bénéficiaires spécifiques axées sur l’apprentissage appliqué et l’éducation STEM. Mass STEM Hub travaille avec les écoles pour soutenir la mise en œuvre de haute qualité de programmes STEM et d’apprentissage appliqué de classe mondiale qui engagent les étudiants et les préparent à l’université et 21 ans.st Carrières du siècle.

À PROPOS DE LA POSITION:

Fonctionnement et administration Personnel, Hub STEM de masse

L’associé aux opérations et à l’administration fournit un soutien administratif et opérationnel au directeur MSH et à son personnel afin de maximiser notre impact sur les étudiants et les écoles. Notre travail est rapide et dynamique – l’associé aux opérations et à l’administration doit réagir rapidement et efficacement à l’évolution des priorités et des tâches. L’associé aux opérations et à l’administration est consciencieux, organisé et capable de communiquer avec les leaders de l’éducation. Il assistera le directeur MSH dans l’administration. Avec une grande attention aux détails et à l’orientation client, cette personne maintiendra la gestion des données et les processus opérationnels qui rendent notre travail plus efficace et efficient. L’associé aux opérations et à l’administration aidera également à offrir des programmes de haute qualité aux étudiants et aux écoles en soutenant les événements et les communications du Mass STEM Hub.

Fonctions professionnelles essentielles

Maintenir des systèmes d’exploitation et des processus ciblés pour favoriser l’amélioration continue.

  • Gérez et suivez les contrats, les abonnements et les factures de Mass STEM Hub, y compris l’exécution des contrats, la maintenance des formulaires W-9 et les plans de paiement. Travaillez avec l’équipe financière de One8 pour vous assurer que tout le monde est payé à temps.
  • Établir et maintenir des systèmes d’enregistrement et de rapport pour s’assurer que tous les contrats, les paiements des fournisseurs et les coûts d’équipe sont à jour et que les systèmes sont corrects et coordonnés.
  • Travailler avec les fournisseurs pour assurer l’exécution transparente des opérations Mass STEM Hub, surveiller tous les contrats et assurer la livraison à temps des biens et services.
  • Aidez l’équipe à garder la salle d’approvisionnement du Mass STEM Hub bien remplie, organisée et propre.
  • Aidez le directeur des opérations et le directeur de MSH avec le rapprochement budgétaire mensuel pour suivre les dépenses réelles par rapport au budget
  • Faire des recommandations au directeur des opérations MSH pour améliorer les systèmes et les structures globaux de l’entreprise.

Gérez les systèmes de données, y compris Salesforce, pour assurer un support de qualité aux étudiants et aux écoles.

  • Gérez la base de données Salesforce, y compris le nettoyage et l’importation des données, la création de rapports, les personnalisations, les intégrations tierces, l’automatisation et la protection des données.
  • Faire des recommandations à MSH Operations Manager sur la conception et les améliorations pour une base de données Salesforce efficace et précise.
  • Fournir une assistance à jour aux utilisateurs de Salesforce au sein de l’équipe de formation One8, y compris la formation et la mise à jour des autorisations des utilisateurs si nécessaire.
  • Utilisez les rapports Salesforce et d’autres outils pour apporter des données critiques à l’équipe.

Accompagnement du directeur MSH par des assistants à la direction.

  • Gérez un calendrier chargé et coordonnez la logistique des réunions.
  • Coordonner la planification avec les parties prenantes internes et externes, y compris les responsables de l’éducation, de manière professionnelle et utile.
  • Gérez rapidement et de manière appropriée les changements d’horaires et de priorités, et identifiez et résolvez de manière proactive les conflits de planification.
  • Coordonner le traitement des rapports de dépenses mensuels pour le personnel de Mass STEM Hub pour assurer un codage précis, un rapprochement des comptes et la conformité à la politique de dépenses One8.
  • Aide à la préparation et / ou à la révision des decks et autres matériels de réunion.
  • Gérer des projets spéciaux pour le directeur au besoin.
  • Se tenir au courant des activités et des priorités de l’équipe et anticiper de manière proactive les besoins du directeur.

Soutenir la programmation et la communication de masse depuis STEM Hub pour maximiser l’impact des STEM et des programmes d’apprentissage appliqué soutenus par la Fondation One8.

  • Aide à la préparation, au suivi des inscriptions, à la mise en place et à la mise en œuvre de formations et d’événements pour les enseignants du Mass STEM Hub, y compris la préparation et l’impression du matériel, l’achat de fournitures, l’organisation du transport du matériel vers les sites sur place, la gestion des listes d’inscription et d’autres tâches selon les besoins.
  • Aidez le responsable marketing à mettre à jour le site Web Mass STEM Hub dans WordPress et formatez les communications marketing.

Mener des projets spécifiques selon les besoins pour accomplir notre mission et répondre aux besoins stratégiques critiques.

exigence

  • Au moins 3 ans d’expérience de travail pertinente.
  • Expérience de travail avec Salesforce requise; Une certification d’administrateur Salesforce ou une expérience de la gestion d’une organisation Salesforce est fortement recommandée.
  • Adore la mission de Mass STEM Hub et estime que l’éducation est un moyen essentiel d’améliorer considérablement les résultats de la vie.
  • Gestion pratique des feuilles de calcul avec un haut degré de précision dans l’analyse de base.
  • Expérience de la gestion des systèmes et processus budgétaires.
  • Gérez facilement plusieurs tâches et établissez des priorités dans un environnement au rythme rapide.
  • Possède de bonnes compétences en communication orale et écrite.
  • Anticipe les besoins et met en œuvre de manière proactive les améliorations des processus et des systèmes.
  • Reflète constamment, accueille les commentaires et recherche des opportunités d’amélioration.
  • Un esprit d’équipe naturel et un employé fort qui est prêt à donner un coup de main si nécessaire pour faire le travail.
  • Solides compétences Microsoft Office telles que Word, Excel, Outlook et PowerPoint.
  • L’expérience WordPress est fortement préférée.
  • Baccalauréat requis.



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