La mise en place d’une charte informatique dans une entreprise permet de définir les règles d’utilisation des outils informatiques par les salariés, mais aussi de prévoir des sanctions en cas de violation de ces règles. La mise en œuvre est également recommandée par la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

Généralement intégrée dans le règlement intérieur de l’entreprise (ou ajoutée en annexe à ces règles), la charte informatique peut également être intégrée au contrat de travail (cependant, la première solution est privilégiée).

Voici 5 points qui nécessitent une attention particulière lors de la rédaction de votre charte.

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1) Utilisation d’équipement personnel

L’utilisation par les employés d’outils personnels (ordinateur, téléphone, etc.) dans le cadre de leur travail est une question sensible.

En effet, une telle pratique est dangereuse tant pour la sécurité des données de l’entreprise que pour le respect des données personnelles du salarié.

S’il est préférable d’interdire totalement l’utilisation des équipements personnels, une autre solution consiste à créer une zone «hermétique» sur l’appareil de l’employé pour stocker les données et les applications à usage professionnel.

Cela permet à l’entreprise de contrôler les activités du travailleur sans avoir accès à toutes les données.

2) des moyens de surveillance

Le contrôle par l’employeur des activités des salariés est soumis à certaines restrictions qu’il convient de connaître.

Premièrement, s’il est possible d’accéder aux connexions, aux fichiers et aux e-mails personnels de l’associé, cela ne peut se faire qu’en sa présence.

L’utilisation d’un appareil de contrôle de messagerie ou même une activité Internet est autorisée à condition que:

  • Après avoir consulté les représentants du personnel;
  • Avoir informé les salariés au préalable;
  • Après avoir fait une déclaration à la CNIL.

3) L’utilisation du courrier électronique

L’utilisation des e-mails au sein de l’entreprise doit également être réglementée dans le cadre de la charte informatique.

Cela peut notamment conduire au respect de mesures de confidentialité (par exemple, certaines informations confidentielles ne sont jamais mentionnées par e-mail).

Il peut également s’agir de limiter la taille des pièces jointes pouvant être reçues ou envoyées par e-mail.

L’utilisation de la messagerie professionnelle à des fins privées n’est pas interdite.

Cependant, l’employé doit clairement identifier les courriels personnels (sinon ils seraient considérés comme professionnels et l’employeur aurait alors le droit de les consulter). Par exemple, il peut créer un répertoire dédié dans sa boîte aux lettres à cet effet.

4) Accès Internet pour usage personnel

En principe, l’accès à Internet à des fins personnelles dans un cadre professionnel est toléré dans des limites raisonnables.

Cependant, la charte informatique peut contenir une liste d’emplacements (ou catégories d’emplacements) que les employés ne sont pas autorisés à visiter.

Il peut également empêcher le téléchargement de certains fichiers.

5) Sanctions possibles

La charte informatique peut prévoir les sanctions applicables en cas de non-respect des règles établies. Cependant, ceux-ci ne doivent ni violer la loi (en particulier le code du travail) ni être excessifs.

Le licenciement est une sanction possible, le non-respect et le non-respect de la charte informatique peuvent constituer une faute grave.

N’oubliez pas ces points lorsque vous rédigez ce document important. Pour vous aider, vous pouvez également le télécharger ce modèle de la charte informatique proposé par la CNIL.

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